校属各单位并全体教职员工：

根据教育部和省教育厅信息化建设规划部署，我校数字化校园中的协同办公系统已完成软硬件系统建设、基础数据配置和初步测试。为了进一步加快校园信息化建设，切实提高工作效能，经学校研究，决定自2016年9月2日起正式启用智慧校园协同办公系统。现将有关事宜通知如下：

一、系统登录

    在学校江南（中国）下方点击“智慧校园”进入办公自动化系统，也可以直接登录网址：http://172.27.60.12:81/zfca/login，输入用户名（人事处4位工资编号）和密码（身份证号码后6位），通过统一身份认证，然后在“我的应用”栏中选择“协同办公”使用办公系统（首次登录后，请务必通过“个人信息”栏内的“安全中心”修改初始密码）。

二、系统使用

    学校协同办公系统涉及公文管理、会议管理、事务管理、个人办公、公共服务等多项功能，具体操作和使用方法已在上学期的培训中详细讲述，如有疑问之处，请联系现代教育技术中心技术员上门进行培训。

三、权限与职责

    1.拥有人事处工号的所有教职员工都是学校协同办公系统的合法用户。所有用户都要自觉遵守系统运行的相关管理规定，严格按照使用权限与职责进行操作。

    2.按照“谁发布谁负责”的原则，发文部门须对发布的信息进行严格审核，未经审核的信息不得上网发布。同时，非公务资料不得在系统中传输。

3. 自即日起，学校公文的流转将实行双轨制，即使用协同办公系统办结的电子公文既要在办公系统中存档，也要打印成纸质文档归档（存档部门为公文主办部门）。各单位需要做到“线上线下，同时流转”的原则，积极配合做好试运行阶段的公文流转工作。

    4.电子公文的文种、格式、行文规则与纸质公文相同。经批准发送的电子公文与正式印发的纸质公文具有同等的法律效力。10月8日公文系统进入正式运行阶段后，纸质文件将不再下发，各单位的文件审批及签发流程均需在系统内完成，若需要纸质文件，可与学校党政办联系。

5.密件、涉私等特殊性质的公文，根据学校的有关规定仍然采用纸质公文。

四、工作要求

    1.各单位要高度重视并组织安排好协同办公系统的使用工作。在明确分管领导的同时，还要指派一名政治可靠、责任心强、业务熟练的工作人员担任协同办公系统的信息员，以便于对本单位系统的操作和使用进行指导，并及时向现代教育技术中心反映系统使用中遇到的问题及建议。

    2.系统用户要及时登陆系统处理待办公文和事务，阅知相关信息，保证公文的正常流转与办理，信息的及时发布与传送，科学、合理地使用协同办公系统。

    3.对于协同办公系统运行过程中出现的各种问题以及提出的意见和建议，请及时反馈到现代教育技术中心。

4.各单位对协同办公系统的使用情况将纳入年度目标考核范围。自本学期开始，现代教育技术中心将定期对各单位使用协同办公系统的情况进行检查统计，由党政办公室定期通报相关情况。

五、技术支持热线

周新邵  联系电话：13873760326 短码：66705

刘合安  联系电话：13307379620

王帅丽  联系电话：13337279663

郭  宏  联系电话：13762720996

附件：智慧校园系统使用培训PPT

                     　　　　           党政办公室

现代教育技术中心

　　　　　　　　　                    2016年9月2日